DEDICO ESTE TEXTO A TODAS AS PESSOAS ATAREFADAS , AO MEU PAI QUE SEMPRE PROCUROU ME ENSINAR PLANEJAMENTO E AO MEU IRMÃO, QUE SAI DE CASA 6 E POUCA DA MANHÃ E SÓ VOLTA QUASE A MEIA NOITE.
APRENDI QUE NA MAIORIA DAS VEZES O PROBLEMA NÃO É FALTA DE TEMPO, MAS DE PLANEJAMENTO.
1 Avalie o tempo gasto nas tarefas Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informações serão valiosas para tornar a próxima programação mais precisa e eficaz. "Essa é uma habilidade que diferencia os gerentes mais experientes", escreve a consultora americana Melissa Raff oni.
2 Centralize as informações"Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia procurando dados que não sabe onde anotou", afirma Paulo Kretly, presidente da FranklinCovey Brasil. No fim do mês, isso pode significar um dia inteiro perdido. Hoje, com aparelhinhos modernos cada vez mais versáteis, não há desculpa para você não ter as informações centralizadas.
3 Planeje em apenas 10 minutos Você não precisa mais do que 10 minutinhos para planejar as tarefas do dia. Ao fazer isso, entrará para o pequeno time de executivos que possuem esse hábito: apenas 17%, segundo pesquisa feita pela FranklinCovey no fim do ano passado.
4 Participe de teleconferências Antes de viajar a negócios, verifique se é mesmo necessário estar pessoalmente no encontro ou se uma teleconferência resolveria a questão. Também certifique-se de que você é a pessoa mais indicada para participar da reunião ou se pode enviar outra pessoa.
5 Respeite seu ritmo A maioria das pessoas funcionam melhor pela manhã. Planeje sua rotina de acordo com o seu ritmo. É importante também saber que ficar horas no trabalho não significa que você está produzindo mais.
5 Respeite seu ritmo A maioria das pessoas funcionam melhor pela manhã. Planeje sua rotina de acordo com o seu ritmo. É importante também saber que ficar horas no trabalho não significa que você está produzindo mais.
6 Coloque ordem na casa O brasileiro gasta três horas por dia administrando o correio eletrônico, segundo Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. "Esse tempo pode ser reduzido pela metade", diz. Controle a sua curiosidade e estipule horários para se dedicar ao correio eletrônico. Desligar os alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembre-se que, se houver uma urgência, o telefone vai tocar. Crie um número limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os assuntos não se confundam.
"Não consulte e-mails logo que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades, o outro apenas causa insônia A mensagem pode esperar até dez horas depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas críticas do dia", diz o escritor Timothy Ferris.
7 Exercite o desapego Muitas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, é preciso deixar que algumas pequenas coisas ruins aconteçam, como ter de retornar uma ligação mais tarde para se desculpar, pagar uma pequena multa ou mesmo perder um cliente destemperado. Segundo Timothy Ferris, o caminho nem sempre é acumular mais tarefas, mas definir as poucas coisas que realmente podem mudar sua vida e seu negócio."Não consulte e-mails logo que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades, o outro apenas causa insônia A mensagem pode esperar até dez horas depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas críticas do dia", diz o escritor Timothy Ferris.
8 Delegue trabalho e também autoridade Delegue trabalho e também autoridade Ao delegar, concentre-se nos resultados, e não no processo. Esteja aberto a sugestões, já que as pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Avise o que você espera, o prazo e delegue também autoridade. Quem tenta fazer algo e descobre que não dispõe de poder suficiente fica frustado e torna-se ineficiente
9 Saiba dizer "Não"" Oito em cada dez pessoas dizem perder tempo com atividades inúteis por não ter dito "não". Por isso, aprenda a fazê-lo quando necessário. Avalie se a demanda é imediata, marque a conversa para mais tarde ou delegue. Seja disponível, mas crie suas proteções. "Quando tiver de se concentrar, desligue telefone, e-mail e MSN", diz Christian Barbosa.
10 Organize-se para ler e aprender Organize-se para ler e aprender Use o senso crítico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informações interessantes, mas não importantes para seu trabalho e desenvolvimento.
Tente reservar um período do dia para leituras, de preferência um horário em que esteja bem acordado, com nível de compreensão alto. Se você dedicar a um livro 30 minutos por dia e conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas no fi m do mês. Mantendo o ritmo por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas.
11 Compre um blackberry Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que combinam celular e computador de mão e permitem acessar e-mails de qualquer lugar. Reduzir a superlotação da caixa de mensagens é um deles. Para outros profissionais, um blackberry pode roubar o escasso tempo livre que têm. Esse risco existe, tanto que nos Estados Unidos o produto foi apelidado de "crackberry", por viciar seus usuários.
10 Organize-se para ler e aprender Organize-se para ler e aprender Use o senso crítico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informações interessantes, mas não importantes para seu trabalho e desenvolvimento.
Tente reservar um período do dia para leituras, de preferência um horário em que esteja bem acordado, com nível de compreensão alto. Se você dedicar a um livro 30 minutos por dia e conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas no fi m do mês. Mantendo o ritmo por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas.
11 Compre um blackberry Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que combinam celular e computador de mão e permitem acessar e-mails de qualquer lugar. Reduzir a superlotação da caixa de mensagens é um deles. Para outros profissionais, um blackberry pode roubar o escasso tempo livre que têm. Esse risco existe, tanto que nos Estados Unidos o produto foi apelidado de "crackberry", por viciar seus usuários.
12 Conte sempre com o imprevisível Elabore uma agenda realista, o que significa definir compromissos e também deixar espaços para mudanças de última hora. Alguns horários em aberto vão ajudá-lo a dar conta do recado. Já uma agenda rígida, com compromissos consecutivos, dificilmente será cumprida e causará frustração. Lembre-se que pressa e vontade de resolver tudo levam você a subestimar a duração das tarefas.
13 Seja estratégico Se você sente que está perdendo tempo no trabalho em atividades menos importantes, e isso acaba com o restinho de horas livres que você teria para um projeto pessoal, planeje-se melhor.
14 Faça o IMPORTANTE Pesquisa da Tríade mostra que o brasileiro dedica apenas 30% do tempo às tarefas importantes. Reflita: concluir o relatório que o chefe pediu para "ontem" ou ir à reunião no colégio dos filhos? Se souber o que é realmente importante, fica mais fácil decidir.
15 Cuide da saúde Planejamento e disciplina fazem bem à saúde. Não importa se você é sedentário, está um pouco acima do peso ou é fumante. Se começar a correr cinco dias por semana por cerca de uma hora e meia, em seis meses estará pronto para disputar a São Silvestre. "Correr 30 minutos, três vezes por semana, pode reduzir em 60% o risco de infarto", diz o médico do esporte Paulo Zogayb.
16 Assuma-se como protagonista Enumere os papéis que você desempenha na vida: pai, filha, marido, executiva, cidadão. Não adianta fazer um planejamento para a vida pessoal e outro para a profissional, afinal, você é um só. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma delas. Lembre-se que é inevitável priorizar alguns papéis em detrimento de outros em alguns momentos. "Quem muito abraça pouco aperta", diz Paulo Kretly, da FranklinCovey.
15 Cuide da saúde Planejamento e disciplina fazem bem à saúde. Não importa se você é sedentário, está um pouco acima do peso ou é fumante. Se começar a correr cinco dias por semana por cerca de uma hora e meia, em seis meses estará pronto para disputar a São Silvestre. "Correr 30 minutos, três vezes por semana, pode reduzir em 60% o risco de infarto", diz o médico do esporte Paulo Zogayb.
16 Assuma-se como protagonista Enumere os papéis que você desempenha na vida: pai, filha, marido, executiva, cidadão. Não adianta fazer um planejamento para a vida pessoal e outro para a profissional, afinal, você é um só. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma delas. Lembre-se que é inevitável priorizar alguns papéis em detrimento de outros em alguns momentos. "Quem muito abraça pouco aperta", diz Paulo Kretly, da FranklinCovey.
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